Algemene Voorwaarden: Hebben is zilver, er iets aan hebben is goud.
De meeste bedrijven en ondernemers maken tegenwoordig wel gebruik van algemene voorwaarden. Het is immers helder en duidelijk om altijd dezelfde voorwaarden te gebruiken tijdens zakelijke transacties, en je voorkomt dat je iets vergeet, doordat de meest voorkomende bepalingen al zijn opgeschreven. Dat laatste roept bij veel ondernemers een grote mate van enthousiasme op, want: “als we dan tóch aan het schrijven zijn, dan gelijk maar zo volledig mogelijk”. Zo ontstaan de meest fantasievolle en creatieve sets algemene voorwaarden: de betere staaltjes knip- en plakwerk.
Gelezen in de praktijk:
“Goederen die niet voldoen aan de verwachting, mogen binnen 14 dagen worden geretourneerd, mits in de originele verpakking.” De gebruiker was echter een consultant, die adviseerde over organisatieveranderingen… Je vraagt je af welke goederen er dan bedoeld worden.
“Indien koper niet binnen 14 dagen betaalt, is hij direct in gebreke en is vanaf die dag een rente verschuldigd.” Even verderop in dezelfde algemene voorwaarden: “Indien een partij tekort schiet in zijn verplichtingen uit deze algemene voorwaarden, heeft hij gedurende 14 dagen de gelegenheid deze tekortkoming te herstellen”. Dus, de betalingstermijn bedraagt eigenlijk 28 dagen in plaats van 14?
“Onze organisatie is niet aansprakelijk voor fouten in de advisering, in welke vorm of uit welken hoofden dan ook”. Het volledig uitsluiten van aansprakelijkheid is echter niet toegestaan, dus hier bestaat de kans dat de rechter deze bepaling vernietigt, waardoor de gebruiker plotseling in het geheel niet meer beschermd is tegen aansprakelijkheid. Het was veiliger geweest om het zoveel mogelijk te beperken, in plaats van uit te sluiten.
Het knippen en plakken uit verschillende sets algemene voorwaarden, leidt er vaak toe dat zaken dubbel of zelfs tegenstrijdig worden geregeld. Zo gelden voor de levering van diensten andere voorwaarden dan voor producten. Daarnaast kennen vele branches hun eigen specifieke algemene voorwaarden, afgestemd op wat gebruikelijk is voor dat specifieke vakgebied, inclusief vakjargon. Dergelijke voorwaarden zijn eigenlijk niet bruikbaar voor andere branches. Indien de voorwaarden van meerdere beroepsgroepen ter inspiratie dienen, ontstaat soms een wonderlijk eindresultaat, waarbij de lezer zich afvraag met welk type bedrijf hij nu eigenlijk van doen heeft. Het risico van algemene voorwaarden die niet consistent zijn, is dat gedeeltelijk, of in het ergste geval geheel, worden vernietigd.
Onderstaand een paar tips om toch een goede set algemene voorwaarden te verkrijgen en te zorgen dat ze ook van toepassing zijn op de zaken die u doet:
• Ga na of uw bedrijf goederen levert of diensten, of een combinatie en of dit gebeurt aan consumenten of bedrijven. Voor bedrijven mogen strengere algemene voorwaarden worden gehanteerd dan voor consumenten;
• Schrijf geen dingen op waarvan u zelf niet precies weet wat het betekent; vaak leidt dit tot een tegenstrijdigheid met een bepaling elders in de algemene voorwaarden, of in de opdrachtbevestiging;
• Beperk uw aansprakelijkheid op een veilige en realistische manier. Helemaal uitsluiten is verboden, en vaak wordt gekeken naar draagkracht;
• Stuur de algemene voorwaarden altijd vooraf mee met een offerte. Naderhand bij de factuur pas sturen is te laat. De voorwaarden zijn dan niet meer van toepassing;
• Wijs bij voorbaat de algemene voorwaarden van de wederpartij van de hand, zodat er geen onduidelijkheid bestaat over wiens voorwaarden van toepassing zijn;
• Indien u de algemene voorwaarden afdrukt en fysiek meestuurt, zorg er dan voor dat het lettertype zonder vergrootglas te lezen is; anders zijn ze niet van toepassing.
• Hebt u een webwinkel, zorg dan dat de algemene voorwaarden gedownload kunnen worden van de website;
• Voor de zekerheid kunt u ze deponeren bij de Kamer van Koophandel of de griffie van een rechtbank. Dit ontslaat u echter niet de verplichting om ze aan elke opdrachtgever ter hand te stellen;
• Laat de voorwaarden opstellen door een jurist. Het kost geld, maar dat is slechts een éénmalige investering. Deze kosten wegen doorgaans op tegen een schadeclaim of een vordering op een klant die niet geïnd kan worden.
Battle of the forms
Stel: de algemene voorwaarden zijn met het aanbieden van de offerte keurig vooraf ter hand gesteld. De offerte wordt geaccepteerd, met in de opdrachtbevestiging de volgende zin: “Op de door u uit te voeren werkzaamheden zijn onze algemene inkoopvoorwaarden van toepassing.” Hier is sprake van een “battle of the forms”; welke voorwaarden zijn nu van toepassing? In principe geldt: de voorwaarden van de partij die ze als eerste van toepassing heeft verklaard en ter hand heeft gesteld, zijn van toepassing.
Ook indien de wederpartij daarna diens eigen voorwaarden van toepassing heeft verklaard en ter hand heeft gesteld, zijn die laatste dus niet van toepassing, maar die van degene die de offerte heeft uitgebracht. Dit wordt anders indien de wederpartij in zijn opdrachtbevestiging de geoffreerde algemene voorwaarden uitdrukkelijk van de hand wijst, de zijne van toepassing verklaart en deze ook ter hand stelt. Dit is feitelijk een (gedeeltelijke) afwijzing van de offerte en door middel van de opdrachtbevestiging doet de wederpartij een nieuw aanbod. De eerste partij heeft dan de keuze om dit nieuwe aanbod en derhalve de nieuwe voorwaarden te accepteren, of geheel af te zien van de transactie.
Indien de wederpartij de meegestuurde algemene voorwaarden afwijst, maar niet naar zijn eigen voorwaarden verwijst en/of zijn eigen voorwaarden niet bijsluit, zijn er in het geheel geen algemene voorwaarden van toepassing en dienen partijen met elkaar in overleg te treden.
Een omgekeerde situatie is eveneens denkbaar: een partij doet een aanbod, refererend naar een uitvraag, terwijl bij die uitvraag reeds de algemene inkoopvoorwaarden van de opdrachtgever van toepassing zijn verklaard. De aanbieder kan deze voorwaarden dan afwijzen en naar zijn eigen, bijgesloten voorwaarden verwijzen. Indien de partij die om de offerte heeft verzocht daarmee instemt, is de overeenkomst tot stand gekomen en zijn de algemene voorwaarden van de aanbieder van toepassing. Men dient zich ervan bewust te zijn dat het voor het afwijzen van andermans voorwaarden niet voldoende is om te verwijzen naar de eigen voorwaarden, ook al staat in die voorwaarden letterlijk dat afwijkende voorwaarden van de hand worden gewezen.
Prelude Legal stelt algemene voorwaarden op en screent deze ook. Deze algemene voorwaarden worden op maat gemaakt voor uw onderneming. Daarnaast kan het voorkomen dat uw organisatie in een aanbestedingsprocedure geconfronteerd wordt met algemene voorwaarden van de wederpartij of aanbestedende dienst. Prelude Legal kan in dat geval tekstvoorstellen verstrekken en u bijstaan gedurende de ronde van inlichtingen.
Neem vrijblijvend contact op met Marianne Haverkamp voor de mogelijkheden via marianne.haverkamp@preludelegal.nl
